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ORD. N°395: Dirección del Trabajo valida el uso de BUK para generar, gestionar y firmar documentación laboral electrónica
La Dirección del Trabajo emitió el ORD. N°395, de 4 de septiembre de 2026, mediante el cual se pronunció sobre la utilización de una solución tecnológica destinada a generar, firmar, gestionar y notificar documentación laboral por medios electrónicos.
En este caso, la consulta fue realizada respecto del sistema provisto por BUK S.p.A., y la Dirección del Trabajo concluyó que no existe inconveniente para que la Sociedad Oncovida S.A. utilice y comercialice dicha solución tecnológica, considerando que el sistema ya había sido objeto de un pronunciamiento anterior de la autoridad laboral.
¿Qué materia analiza el ORD. N°395?
El pronunciamiento corresponde a una consulta relacionada con la documentación laboral electrónica.
La empresa consultante solicitó a la Dirección del Trabajo un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica proporcionada por BUK S.p.A., destinada a permitir que determinados documentos derivados de las relaciones laborales puedan ser:
- Generados electrónicamente.
- Firmados por medios electrónicos.
- Gestionados digitalmente.
- Notificados a los trabajadores mediante medios electrónicos.
La Dirección del Trabajo revisó la consulta considerando su propia jurisprudencia administrativa sobre documentación laboral electrónica.
¿Qué respondió la Dirección del Trabajo?
La respuesta de la autoridad fue favorable.
La Dirección del Trabajo señaló que no existe inconveniente para que la Sociedad Oncovida S.A. utilice y comercialice el sistema de generación, gestión y firma de documentación electrónica laboral provisto por BUK S.p.A.
Esta conclusión se fundamenta, entre otros antecedentes, en que la propia Dirección del Trabajo ya había analizado anteriormente esta solución tecnológica.
Un antecedente importante: ORD. N°5463 de 2019
El ORD. N°395 recuerda un pronunciamiento anterior de la Dirección del Trabajo: el ORD. N°5463, de 25 de noviembre de 2019.
En ese pronunciamiento, la autoridad había analizado la solución de gestión y firma de documentación electrónica de BUK S.p.A. y concluyó que el sistema consultado se ajustaba a las exigencias establecidas en el Dictamen N°0789/15, de 16 de febrero de 2015.
Por esta razón, el ORD. N°395 no constituye un análisis completamente nuevo desde cero de toda la tecnología de BUK, sino que se apoya expresamente en la jurisprudencia administrativa existente.
¿Qué significa esto para las empresas?
Para las empresas, el pronunciamiento confirma que la documentación derivada de la relación laboral puede gestionarse mediante herramientas electrónicas, siempre que estas cumplan con las exigencias legales y administrativas aplicables.
Esto resulta relevante para procesos habituales de Recursos Humanos, donde se generan numerosos documentos durante la relación laboral.
Por ejemplo:
- Contratos de trabajo.
- Anexos de contrato.
- Documentos laborales.
- Comunicaciones al trabajador.
- Notificaciones.
- Documentación que requiera firma.
- Registros asociados a la relación laboral.
La digitalización puede permitir que estos procesos se gestionen desde plataformas centralizadas, evitando depender exclusivamente de documentos físicos.
La firma electrónica no elimina las obligaciones laborales
Es importante entender que utilizar una plataforma digital no modifica las obligaciones que tiene el empleador respecto del contenido de los documentos laborales.
La tecnología permite generar, administrar, firmar y gestionar documentos, pero la empresa continúa siendo responsable de que la documentación:
- Sea correcta.
- Refleje las condiciones reales de la relación laboral.
- Cumpla la legislación vigente.
- Sea entregada o puesta a disposición del trabajador cuando corresponda.
- Mantenga los respaldos necesarios.
- Pueda ser revisada cuando corresponda.
Por lo tanto, la digitalización es una herramienta para administrar las obligaciones laborales, pero no reemplaza el cumplimiento de dichas obligaciones.
¿Por qué es importante para Recursos Humanos?
La gestión documental es una de las áreas que puede generar una importante carga administrativa dentro de una empresa.
Cuando una organización tiene numerosos trabajadores, puede existir una gran cantidad de documentos que deben ser elaborados, actualizados, firmados y almacenados.
Una solución electrónica permite centralizar estos procesos y facilitar la administración de la documentación.
Esto puede ser especialmente útil cuando una empresa cuenta con:
- Trabajadores distribuidos en distintas ciudades.
- Modalidades de trabajo presencial, híbrida o remota.
- Varias sucursales.
- Alta rotación de personal.
- Muchos contratos y anexos.
- Procesos frecuentes de actualización documental.
¿Qué ventaja tiene centralizar la documentación laboral?
Uno de los principales beneficios de utilizar una plataforma digital es contar con la documentación en un entorno centralizado.
En lugar de mantener documentos físicos dispersos entre distintas oficinas, áreas o carpetas, una plataforma puede permitir administrar la información de manera organizada.
Desde una perspectiva de gestión, esto facilita procesos como:
Contratación
La documentación puede generarse y gestionarse digitalmente desde el inicio de la relación laboral.
Modificaciones contractuales
Los anexos y modificaciones pueden gestionarse mediante procedimientos electrónicos.
Firma
Los documentos que requieren consentimiento o firma pueden ser enviados a los participantes correspondientes.
Notificación
La plataforma puede permitir gestionar las comunicaciones y notificaciones asociadas a la documentación.
Archivo
La información puede mantenerse organizada para su posterior consulta.
¿Esto significa que cualquier plataforma está autorizada?
No.
Este punto es fundamental.
El ORD. N°395 se refiere específicamente al sistema consultado y a los antecedentes considerados por la Dirección del Trabajo.
La conclusión de la autoridad se fundamenta en la existencia de un pronunciamiento anterior respecto de la solución de BUK y en que esta se ajustaba a las exigencias señaladas en el Dictamen N°0789/15.
Por lo tanto, no debe interpretarse que cualquier plataforma de firma o gestión documental disponible en el mercado cumple automáticamente con las exigencias laborales chilenas.
Las empresas deben revisar las características y condiciones de la solución que pretenden utilizar.
¿Qué deberían revisar las empresas antes de digitalizar sus documentos laborales?
Antes de implementar una solución tecnológica, el área de Recursos Humanos debería analizar, entre otros aspectos:
1. Cumplimiento laboral
Verificar que el sistema permita gestionar la documentación de acuerdo con las exigencias de la legislación laboral chilena.
2. Firma electrónica
Revisar qué mecanismos de firma utiliza la plataforma y cómo se acredita la participación del trabajador y del empleador.
3. Identificación de las partes
El sistema debe permitir identificar adecuadamente a quienes participan en el proceso documental.
4. Integridad de los documentos
Es importante que el documento firmado mantenga su integridad y pueda ser consultado posteriormente.
5. Acceso a la documentación
La empresa debe contar con mecanismos adecuados para consultar y administrar los documentos.
6. Entrega al trabajador
También debe considerarse cómo el trabajador obtiene o accede a la documentación que corresponde.
7. Respaldo
La empresa debe mantener mecanismos adecuados para conservar la documentación laboral y disponer de ella cuando sea necesario.
Digitalización y fiscalización
La utilización de documentación electrónica también puede facilitar la preparación de una empresa frente a procesos de fiscalización.
Cuando los documentos están centralizados y correctamente organizados, resulta más sencillo localizar antecedentes relacionados con un trabajador o una determinada relación laboral.
Esto puede facilitar la gestión de:
- Contratos.
- Anexos.
- Finiquitos.
- Comunicaciones.
- Registros laborales.
- Antecedentes requeridos por la autoridad.
La digitalización, por tanto, puede formar parte de una estrategia más amplia de gestión documental y cumplimiento laboral.
¿Qué relación tiene este pronunciamiento con la transformación digital de Recursos Humanos?
El ORD. N°395 se inserta en una realidad cada vez más habitual: las empresas están trasladando una parte importante de sus procesos de Recursos Humanos desde sistemas físicos hacia plataformas digitales.
La administración laboral moderna puede integrar en un mismo entorno procesos relacionados con:
Personas → Contratos → Documentación → Firma → Asistencia → Remuneraciones → Gestión laboral
Esto permite reducir procesos manuales y facilitar el acceso a la información.
Sin embargo, la incorporación de tecnología debe realizarse respetando las normas laborales que regulan cada proceso.
Un punto importante para los empleadores
La existencia de una plataforma validada o reconocida en determinados pronunciamientos administrativos no significa que todo documento generado mediante ella sea automáticamente correcto.
La empresa continúa teniendo que revisar:
- Los datos del trabajador.
- Las condiciones contractuales.
- Las remuneraciones.
- La jornada.
- Las modificaciones realizadas.
- Las fechas.
- Las obligaciones legales aplicables.
La tecnología ayuda a administrar el proceso, pero la responsabilidad sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales continúa siendo del empleador.
¿Qué dijo finalmente la Dirección del Trabajo?
El ORD. N°395 concluye que no existe inconveniente para que Sociedad Oncovida S.A. utilice y comercialice el sistema de generación, gestión y firma de documentación electrónica laboral provisto por BUK S.p.A.
La Dirección del Trabajo fundamenta esta conclusión en la jurisprudencia administrativa anterior, particularmente en el ORD. N°5463, de 25 de noviembre de 2019, que había concluido que la solución consultada se ajustaba a las exigencias del Dictamen N°0789/15, de 16 de febrero de 2015.
Conclusión
El ORD. N°395 de la Dirección del Trabajo confirma la posibilidad de utilizar soluciones tecnológicas para generar, gestionar y firmar documentación laboral electrónica, en el caso específico analizado respecto de la plataforma de BUK S.p.A.
Para las empresas, este pronunciamiento es relevante porque refuerza el espacio que existe para digitalizar procesos de Recursos Humanos y administrar documentación laboral mediante plataformas electrónicas.
Sin embargo, la digitalización debe ir acompañada de una correcta gestión laboral. Utilizar una plataforma tecnológica no libera al empleador de cumplir las obligaciones establecidas por la legislación ni significa que cualquier sistema disponible en el mercado pueda utilizarse indistintamente.
La principal recomendación práctica para las empresas es evaluar la solución tecnológica, sus mecanismos de firma, gestión, conservación y acceso a los documentos, y su compatibilidad con las exigencias laborales vigentes antes de implementarla.
Fuente oficial
Dirección del Trabajo — ORD. N°395, de 4 de septiembre de 2026.
Materia: Documentación laboral electrónica.
Consultar ORD. N°395 directamente en la Dirección del Trabajo
Última actualización el dia 21 de Septiembre de 2026 por RedRRHH
